Contrato con hoteles

A continuación veremos los apartados básicos de un contrato con un hotel para alojar a tus invitados, participantes o trabajadores.

Servicios prestados

Detallar todos y cada uno de los servicios contratados y prestados por el hotel.

Dependiendo del hotel y de los servicios que necesitemos podemos contratar los siguientes servicios.

• BÁSICOS

  • Alojamiento y Restauración

    • SA. Sólo alojamiento

    • AD. Alojamiento y desayuno.

    • MP. Media Pensión. Desayuno y cena

    • PC. Pensión completa. Desayuno, almuerzo y cena

    • TI. Todo incluido. Incluye la pensión completa y otros servicios incluidos en el contrato. Habitualmente incluye servicios de bebidas y aperitivos fuera del horario de comidas.

  • Hora de llegada y salida. Así como los diferentes tramos de late check out.

  • Servicio de habitaciones

  • Minibar

• EXTRAS

  • Salas de reuniones / oficinas

  • Parking

  • Gimnasio

  • Piscina

  • otros que el hotel disponga

Cupos

Debemos especificar en el contrato el número de habitaciones reservadas por noche. Aunque este número irá variando en función del rooming que vayamos teniendo y podemos ir modificándolo al hotel dentro de unos límites también establecidos en el proceso de reserva.

Procedimiento de reserva

El hotel realiza el bloqueo de las habitaciones solicitadas en el primer cupo. Por lo que esas habitaciones no pueden ser vendidas por el hotel, a no ser que desbloqueemos en los plazos permitidos para ello.

Plazo para entregar la rooming list definitiva.

Dependiendo del tipo de evento es más fácil o no tener la lista definitiva. Lo ideal para el hotel es tenerla 15 días antes. A veces esto es complicado porque podemos tener confirmaciones de última hora o bajas. Por ello, lo recomendable es pasarle al hotel a estos días la lista lo más definitiva posible y revisar el cupo reservado para saber si vamos a cumplir las plazas reservadas. El cupo hay que ir revisándolo siempre, yo recomiendo tener un excel donde según vayamos incluyendo invitados y noches de estancia se vayan descontando el cupo. Así podemos llevar un control al momento y saber si necesitamos pedir más habitaciones al hotel y poder pedirlas cuanto antes o si por el contrario vemos que no vamos a llegar ese día al cupo esperado poder soltarlas para que no nos las cobren.

Aunque no tengamos todos los nombres de los invitados, si sabemos el número de invitados que serán podemos entregar una rooming list pendiente de nombres. Es decir, reservamos las habitaciones con las noches que corresponda a falta de incluir el nombre de la persona que ocupará esa habitación.

Política de cancelación

Debemos diferenciar dos tipos de cancelaciones:

• Cancelación total: por suspensión del evento o la presencialidad de este.

• Cancelación parcial: en referencia a las cancelaciones de habitaciones y modificación del cupo.

Tanto por parte del evento como por parte del hotel. Es habitual que el hotel sea muy estricto con la política de cancelación para sus clientes, pero ¿y al revés? Si por alguna razón de causa mayor o ajena al hotel cancelan las reservas lo habitual es que simplemente devuelvan el dinero del depósito y se notifique la cancelación. Pero esto, dependiendo de la fecha no es suficiente para el evento.

Plazos

Debemos fijar los plazos en los cuales estará permitido la cancelación

• Sin cargos

• Con un % sobre el precio

• Con el 100% de gasto

Modificación del cupo

Dentro de los plazo fijaremos qué margen tenemos para la modificación del cupo, lo que llamaremos soltar habitaciones. También debemos fijar cuántas habitaciones podemos soltar a 72h, 48h y 24h. Esto nos da un margen para los eventos que duran más de un día y podemos ir ajustando el cupo lo máximo posible durante el propio evento.

No shows

Hablamos de no shows cuando una persona que tenía una reserva para esa noche, no se presenta. No es una cancelación ya que no sabíamos que no se iba a presentar.

En este caso, lo habitual es que el hotel cobre el 100% de la noche. Pero ojo, a veces, el hotel cobra la estancia completa reservada para esa persona. Esto es algo muy importante a negociar. Ya que la noche que esa persona no se ha presentado debemos pagarla porque el hotel no ha vendido esa habitación por estar reservada para nosotros. Pero siguiendo el número de habitaciones que podemos soltar con el margen fijado anteriormente, seguro que podemos desbloquear esa habitación y no tener que pagar toda la estancia.

COVID

Algunos hoteles ya disponen de seguro covid, por lo que en caso de cancelación con prueba PCR positivo, se podrá cancelar sin gasto. Además ofrecen la posibilidad de si un cliente da positivo durante la estancia, el hotel se hace cargo del coste de la estancia durante la cuarentena en la habitación.

Precio

Debemos establecer el precio de las habitaciones en función del número de personas que la ocupan y la categoría de la habitación.

Tipo de habitaciones según las personas alojadas

• Individual

• Doble

• Triple

• Cuádruple

Por distribución de las camas

• DUI. Doble uso individual, la habitación es la misma que la doble pero sola una persona alojada.

• Matrimonio

• Twin

Habitaciones especiales

• Suite

• Junior Suite

• Categoría superior

• Planta executive

• ...

Además de concretar un precio para el evento, podemos cerrar un precio "amigo" para aquellas personas que participan en el evento y quieren ampliar estancia o venir acompañados puedan disfrutar de un precio especial.

Por tanto, tendremos un precio para cada tipo de habitación que vayamos a usar, expresado sin IVA, teniendo en cuenta que este para los hoteles el del 10%.

Pagos

Establecer los plazo, porcentajes y cantidades a abonar en las distintas fechas, tanto los depósitos como el crédito. Además debemos establecer la forma de pago. Siempre recomendamos que se realice por transferencia bancaria.

Para los pagos directos de clientes (ampliación de estancia, servicios no incluidos por el evento,...) es imprescindible que el hotel pida siempre a los invitados/participantes una tarjeta de crédito o débito donde puedan cargar cualquier importe adicional. En el contrato debe figurar que es responsabilidad del hotel pedir esta información a la llegada del cliente, ya que si se realiza algún cargo no autorizado por el evento, este no realizará el abono.

Cláusulas legales

• Cumplimiento

• Datos fiscales de ambas partes

• Datos de facturación

• Datos bancarios para realizar los pagos

• Duración del contrato

• Confidencialidad

• Ley aplicable y jurisdicción competente